Jag har ett aktiebolag och använder Bokio + Årsredovisning Online i stegen nedan.
Om man använder Bokio sker mycket automatiskt. När jag första gången använde Bokio + Årsredovisning online hade jag många frågor och därför skriver jag detta som en förklaring av vad som händer, speciellt när man kan och vill ta utdelning. Mitt mål är att avdramatisera för att visa att det inte är så svårt som man ibland kan göra det till.
Lite snabbt:
- Bokslutet räknar ihop året och visar vinsten
- Vinsten hamnar i bolagets egna pengar (eget kapital)
- Utdelning blir det först när du fattar ett beslut
- Pengar lämnar bankkontot först när du gör utbetalningen
Avstämning före bokslut
Innan du låser bokslutet vill du att tre saker stämmer.Så att du hamnar i bra utgångsläge som stämmer.
- bankkonton stämmer mot bankutdrag
- skattekontot stämmer mot Skatteverket
- små gamla differenser justeras (oftast utan moms)
En liten avstämningsdifferens från tidigare år är ok. Har du det så försök först att hitta verifikationen som orsakat differensenf för att rätta den, men i värsta fall så kan du skapa en korrigeringsverifikation för att balansera kontona. Det viktiga är att bokslutet landar på korrekta saldon.
Steg 1: Bokslutet räknar ihop året
När bokslutet är klart har Bokio räknat ut om året gick med vinst eller förlust.
I praktiken betyder det att resultatet “flyttas” in i bolagets egna pengar (eget kapital). Det sker automatiskt och är bara en teknisk del av bokslutet.
(Om du vill se det i konton: årets resultat ligger ofta på 2099 innan det flyttas vidare.)
Steg 2: Vinsten läggs i “balanserad vinst”
Nästa steg är egentligen bara att vinsten hamnar på rätt i det egna kapitalet: balanserad vinst.
- nu ligger vinsten som fritt eget kapital
- den är redo att användas (t.ex. till utdelning)
- den syns tydligt i eget kapital
Det här är en del av bokslutslogiken, inte att du “tar ut pengar”.
Steg 3: Beslut om utdelning (Bokio + Årsredovisning Online)
Här är en av de viktigare sakerna man behöver förstå tycker jag:
Utdelning är ett beslut, inte en bankhändelse.
I praktiken skapas detta beslut när årsredovisningen görs i Årsredovisning Online, där förslag till utdelning och stämmoprotokoll tas fram automatiskt. Du behöver normalt bara kontrollera och spara dokumenten.
När du beslutar om utdelning händer två saker i bokföringen:
- bolagets fria egna kapital minskar
- bolaget får en “skuld till dig” (alltså: bolaget är skyldig dig utdelningen)
Det finns två vanliga scenarion med Bokio + Årsredovisning Online:
1) Utdelningen bokas automatiskt
Om du använder Bokio tillsammans med Årsredovisning Online kan själva beslutet bokföras automatiskt i samband med årsredovisningen (resultatdispositionen).
Tecknet på att det redan är gjort är att du ser en post som motsvarar utdelningen som en “att betala ut”-skuld.
(I konton kan den ofta ligga på 2898 Outtagen vinstutdelning.)
2) Ingen automatisk bokning har skett
Då behöver du bokföra beslutet manuellt (balanserad vinst minskar och en skuld skapas).
Oavsett vilket:
- bankkontot påverkas inte av beslutet
- ingen moms bokas
- bolaget är nu skyldig dig pengar tills du betalar ut dem
K10: kort och viktigt
Två olika frågor blandas ofta ihop:
- Får bolaget dela ut? Det avgörs av fritt eget kapital och aktiebolagsregler (bokslutet + försiktighet).
- Hur beskattas det hos dig? Det avgörs av K10.
Utdelning beskattas med 20 % så länge den ryms inom ditt totala gränsbelopp (årets gränsbelopp + sparat utdelningsutrymme). Tar du mer än så kan överskjutande del beskattas högre.
Steg 4: Utbetalning (när pengarna faktiskt lämnar kontot)
Först här händer det något på banken.
När du betalar ut utdelningen:
- “skulden till dig” tas bort
- bankkontot minskar
Det är därför det ofta känns bakvänt: beslutet sker först, pengarna senare. Men det är exakt så det ska vara.
Tre saker att ta med dig
- bokslutet gör vinsten begriplig
- utdelning kräver ett beslut (även i enmansbolag)
- utbetalning är ett eget steg, och det enda som syns på banken